一个月,Foxtable在某房地产公司成控信息化实录

 

一、实施背景

房地产公司,已完工面积72万平方米,在建项目6个、在建面积120万平方米,年销售收入10亿元,年工程支出7亿元。3年前公司出资80万元,购买了明源软件,启用了销售、合约管理相关模块、销售模块、在线审批、计划管理等模块。当前运行良好的主要有销售、合同线上审批模块,其余模块因关键点与公司需求不契合,处于停用状态,由于信息化费用高昂且存在巨大的实施风险,中短期内公司无再次实施意愿。

《合同执行台账》用Excel登记,在工程预算部、财务部相关人员之间流转、登记、更新数据。当前工程预算人员10余人、财务人员7人、在执行合同1600多个,时间跨度7年左右。 由于Excel并不适合多人协作,填报人员过多、数据量大、数据准确性要求高,却只能靠人工检查,各种效率低下重复工作、权责不清难以问责、相互扯皮推卸责任是再正常不过的事情,甲方乙方各相关人员均痛苦不堪,并由此衍生了一系列难以想象的问题。

公司日常决策的核心依据《合同执行情况台账》可靠性难以保障,超付风险巨大,一旦超付往往意味着巨额损失,是公司当前最头痛的问题。

 

二、解决方案、需求分析与实施目标

经过分析发现,之所以出现如此多的问题,主要原因是:《合同执行台账》复杂且需多人协作,没有合适的工具解决体系框架、运作流程、用户权限、运行效率等核心问题。

排除不具备可行性的方案,我认为可以借助Foxtable、勤哲等快速开发平台,自行开发一个小型的ERP系统,是一条可行的路,核心目标有:

1、复杂的、量大的、重复的工作自动化;

2、过程可追溯、团队可协作、权限可划分、实时可查询;

3、数据稳定可靠,业务人员可随时自行检查数据正确与否;

4、能自定义报表输出最终成果;

5、可依据需求变化随时调整系统;

6、以最简单、实用的方式实现目标。(这点很重要,对开发、实施、稳定可靠性都有着极重要的影响)

 

三、自行开发、实施可行性分析

核心是三点:1、需求确定并运行体系框架设计;2、依据框架做出软件;3、保障软件实施与后期正常运用。

1点是核心,直接决定项目成败,主要风险在于一般情况下业务人员很难将真实需求传递给开发人员,需要开发人员具备比较好的理解沟通能力,要进入业务,确定方案是否是业务人员所需要的。这个做不好,极容易导致双方失去信心,项目草草收场。

2点是重点,无对应开发能力,想的再好、计划再好也只能是空中楼阁。已知当前市面上存在Foxtable、网络Excel等快速开发工具,加上以前接触过DelphiPowerBuilder,做过一些小项目,再考虑到未来会招聘ERP专员来开发,应该问题不大。

3点是风险点,信息化本身要改变大家工作习惯、会触动人员利益,没有足够强力的领导支持、比较完善的实施辅导、及时解决各类系统问题的能力,稍不留心就会阴沟里翻船。

项目成功实施后,总经理、财务总监、财务部整体、工程预算部部长是最直接的收益者,后期他们也是最主要的支持者,有他们的支持,本项目具备克服大多数阻力的能力。随后,在我的直接领导财务李总监的大力支持下,项目各项前期工作正式启动了。

 

四、开发平台的选择

本项目对理想的开发平台期望是:较低的综合成本,较好的灵活性。有这样期望的原因也很简单,期望较低的综合成本是因为,项目初期就兴师动众、花费不菲,对于项目负责人员来说绝对不是一件好事;期望较好的灵活性是因为,公司处于管理变革时期,总经理各种管理需求接踵而来,若开发平台过于僵硬,无法满足公司高管的各项需求。

经过对市面开发平台一番调研,形成如下对比表:

 

对比项目

Foxtable

勤哲ExcelServer

PowerBuilder

C#Delphi

1、综合成本

开发版5500元,开发后程序无用户限制,具有多种强大的数据库开发控件,多用户、中小型数据库项目开发,综合成本最低,对于多个开发项目的企业,几乎无开发平台成本。

按并发连接数收费,最低总价=服务端2000+并发数*2000元。综合成本最高

能免费使用,学习成本、对编程人员水平要求较高。大型数据库项目开发,综合成本较低

能免费使用,学习成本、对编程人员水平要求较高。与Foxtable相比,数据库控件弱爆了,中小型数据库项目开发,需要专业人员,综合成本较高

2、最强的优势

1、就像一个网络版的Excel一样,自带Table控件功能极其强大,实现了Excel表格大多数常见功能,并针对程序设计加入了单元格、行、列各类处理事件,在事件处理方面功能远超Excel,并提供了类似Excel的各类常见操作功能,用户可直接使用,仅仅依靠这一个控件就能实现数据库开发的大多数需求;
2
、配套的各类数据库开发控件功能强大,使用简单,符合中国人的使用习惯,远超其他同类产品;
3
Excel报表能直接以当前Table控件,经过筛选、增删行等操作后的数据生成报表,让用户能随心所欲的以自己想要的数据基础表直接生成报表,大幅增强灵活性及降低程序设计难度;

1在小规模“表单录入-传递、工作流”项目上,具备最高的投入产出优势
2
、嵌入Excel运行,用户学习、适应成本非常低;
3
、无需编程,使用最简单,能以最低学习成本、开发时间,完成中小型的“表单录入-传递、工作流-权限”等信息化工作;

1、数据窗口专利是强项
2
、非常适合开发中大型数据系统

1、在系统相关功能开发上,有着无与伦比的优势
2
、运行效率最高

3、最大的弱点

1无代码调试器,调试效率较低;
2
、官网不提供一套完整的系统案例(只提供模块案例),工作流、用户权限开发方面相对复杂,上手较慢;

1功能单一,不适合开发中大型信息系统;
2
、编程灵活性最差,用户一般只能使用除了官方提供的模块进行组合应用,特殊功能基本不能实现,不易满足领导需求,后期拓展性差;
3
、不能脱离ExcelWps独立运行

1、开发中小型系统,相对于FoxtableExcelserver,学习成本太高,见效慢;
2
、趋于淘汰,用的人太少,难以获得技术支持。(其实CS架构数据库开发,PB还是不错的)
3
、工作流、用户权限开发方面相对复杂,无编程基础的新用户不易上手;

1、开发中小型系统,相对于FoxtableExcelserver,学习成本太高,见效慢;
2
、数据库开发上的控件功能太弱,Foxtable的表格控件绝对甩Delphi几条街;
3
、工作流、用户权限开发方面相对复杂,无编程基础的新用户不易上手;

4、通用基础功能

本质为VB,具备各项通用基础功能

只能使用ExcelVBA功能

具备各项通用基础功能

具备各项通用基础功能

5、官方技术支持响应速度,案例、帮助资料情况

1、官方BBS响应迅速,工作时间一般20分钟就能获得解答;
2
、官方
单项应用例子丰富,简单修改+组装就能满足绝大部分常见需求
3
、帮助文件比较详尽,许多帮助中的代码稍作修改即可投入使用;

1、一年免费服务期内,官方专人提供服务解决问题(后期服务要付费);
2
、官方提供了库存管理、人事管理等常用的
比较完整的教学案例,简单修改就能满足表单、流程类绝大部分常见需求,但是复杂一点的需求基本干瞪眼
3
、官网帮助比较齐全,但官网无论坛,封闭性较强,用户间好的经验、想法难以分享与借鉴;

免费使用的无官方支持,资料、案例相对比较贫乏

免费使用的无官方支持,但网络上资料、案例非常丰富,对于大多数应用能在专业论坛上获得足够支持

6、报表功能

提供专业报表、Excel报表两种强大的报表功能,功能、灵活性最强,尤其是与Table控件配合使用,直接呈现Table控件内容,应付绝大多数需求绰绰有余

Excel中呈现,功能简单,只能说是常用需求够用而已

一般用数据窗口替代,实现过程相对复杂,功能强大,但中国式报表功能较弱

FastReport等控件实现,功能强大,但实现过程非常复杂

 

仔细对比,很容易发现不同开发平台的定位:

1Excel Server是“功能单一的“表单填报系统、工作流”中小CSBS信息系统”的首选,尤其是功能简单的小型信息系统

2Foxtable是“功能灵活的中小CS信息系统”的首选,尤其是功能灵活的中小信息系统,掌握得好的话,开发大型系统也是可以的

3Power Builder是开发“大型CS信息系统”的首选;

4DelphiC#是复杂的全功能选手,非专业人士还是算了吧。

 

选择Foxtable的原因,除了符合我的两大项期望以外,还因为:

1、类似ExcelTable控件+各项常用Excel功能、数据处理便捷功能、比较完整的程序设计功能,一下子就让我确定,Foxtable正是我寻觅的开发平台。尤其是Excel Table控件,几乎能满足绝大多数数据交互窗口功能,让开发、实施工作简单高效、事半功倍。

2、开发迅速:积木式开发+大量自带例子+官方BBS快速支持,能比较快速容易的完成开发工作。

3、灵活性与可拓展性:VB编程工具,只要能想到的基本都能做。

 

五、项目被迫启动,快速成型进入实施阶段

3个月过去了,ERP专员的招聘工作十分不顺利,这个岗位招聘难度竟然大于副总经理,好歹副总经理招聘还有不少人投简历,而这个岗位却几乎无人问津,偶尔有人应聘,一面试都是打杂类网管,都直接pass了。

原负责成控业务数据的财务部副部长,已确定3个月后开始请长假,时间很有可能在1年左右,部门无人也没有精力接上这块业务。

与财务总监李总监一商量,没时间等ERP专员到位了,我自己先做个简单的应付着,用最简单的方式,实现多用户统录入数据、自动汇总。

依据Foxtable的长处,我决定直接用Foxtable默认界面,用Table控件做一个纯表格系统,各明细表录入对应数据,用一张表汇总,实现目标。主要数据表逻辑如下:

 

合同汇总表主要布局

合同名称情况

合同明细情况

合同产值情况

合同预付情况

合同应付情况

合同各种付款已付情况

欠款及各种比例计算情况

4列,由《合同》表控制

N列,由《合同变更明细表》控制

N列,由《产值明细表》控制

N列,由《合同变更明细表》、《产值明细表》控制

N列,由《产值明细表》计算-汇总得出

N列,由《付款明细表》分类汇总得出

N列,由本表各列计算得出

 

 

 

Foxtable果然没有让我失望,以Table控件为交互窗口、用“列表项目”生成“下拉列表框”+SQL查询表”两项功能组合,核心需求的核心框架就完成了,前后不过花费了3天看帮助找到需要的功能,5天时间梳理逻辑关系及编写SQL Server查询表。

做完自己也觉得惊叹,Foxtable真的很强大+方便,李总监立刻拍板购买Foxtable正式版,项目继续深入进行。

 


 

随后的1个多月,借助于Foxtable提供的各项便利功能,我们又对其他主要重点,逐一提出解决方案,并落地解决,3个月后完成了直出各类报表功能,主要开发过程告一段落。

具体功能明细如下:

A、用户录入数据可追溯、编辑-显示权限、自己只能编辑自己的数据;

B、自动调差、自动录入上一次录入数据、必填项目必须录入;

C、智能显示当前合同相关信息;

D、智能打印单、生成明细打印数据;

E、数据领导审核、按月结账;

F、用户可自定义各窗口显示,并保存设置;

G、汇总表可回到过去;

H、汇总表分类汇总显示;

IExcel报表直接生成资金日报、签字明细报告功能;

J、点击主窗口任意一行数据,底部窗口、右侧明细窗口自动显示相关信息;

 
程序以默认Table控件为“主窗口”,上方引用部分Foxtable自带功能,并加入自编特定功能构成“功能按钮区”,右侧与下方分别加入一块“数据辅助窗口”,构成了一个最简单快速查询、处理合同数据的人机交互界面,绝大多数操作都在此界面完成。系统实际数据有上百列,为方便使用编制了“自定义视图”功能,可以仅按指定顺序显示指定列。

 

主窗口右键菜单选择“付款录入”或“产值录入”,即可弹出窗口,对当前行所属合同进行对应财务付款、合同产值录入操作。

付款窗口加入了《资金申请单》扫码录入及检测当前《资金申请单》是否重复录入的功能,扫一下显示当前《资金申请单》数据、扫第二下自动录入,非常方便。若实际支付数与原申请数有出入,也可扫完手工修改后录入,对于已扫码录入过的申请单,系统会自动检测并提示。

产值录入窗口主要是提供自动提取合同最近状态信息、自动计算调差金额两项功能,省去工程预算人员手工调差的烦恼。

 

Table控件自带丰富的筛选功能,让你不写一行代码轻松实现各项Excel常见功能。Table控件结合Excel报表使用,更是让Foxtable项目的灵活性连续爆表,先在Table控件中筛选、删除、修改数据得到想要的明细数据,再用Excel报表以当前Table数据中生成报表,让你真切体验掌控数据的感觉,试问传统的开发平台,要多少代码才能这样自由畅快的让使用者在数据的海洋中自由翱翔?

 

 

 

 

 

 

 

值得注意的是,Excel报表不但使用简单,功能也十分强大,对于我公司项目来说,生成全公司总表、按项目生成汇总表并生成明细项目小计、按乙方生成汇总表、按项目-乙方生成汇总表,并预设打印边界直接打印等功能一应俱全,完全可以满足你各种常见需求。本项目Excel报表模板编制完毕后,公司手工出各类定期报表的时代彻底结束了。

 

 

 

真有极端报表要求也不用担心,Foxtable还提供了功能更加强大的专业报表,结合代码可以实现各种独特的功能。比如说我公司的资金申请单中,一张资金申请单包括多个“合同约定付款比例”相同的合同,就可以利用代码让重复比例只出现一次。还可以在打印前对各项数据进行检查,对于危险数据以加粗、斜体、单元格上色、直接打上文字提示等方式提醒审批人员注意。

在没启用专业报表前,做这两张资金申请单是一件麻烦的事情,而现在只要在主窗口或辅助窗口对应列填填申请金额,无论是连续打印多个乙方申请单,还是汇总打印一个乙方申请单,都是一件再简单不过的事情。

 

 

六、方案实施、解决危机与当前运行状况

在经历了一次整体培训与每个人一对一培训、不断解决各类小问题后,项目进入正常运行轨道。还未来得及庆祝,最大的危机不请自来了,处于种种原因,有些预算人员开始散布“财务部把自己的活通过系统推给预算人员干,自己只按按按钮就自动完成全部的工作”一类抱怨性质的言语,一点都没意识到原来本该预算部完成的数据汇总工作,始终是财务部在替他们完成。更有甚者直接向主管财务、预算的副总经理抱怨“系统大大家中了预算人员工作量,再这样下去活就没法干了!”

副总经理直接约我谈话,一开口我就明白了其中缘由,也想到了解决方法,二话不说现场演示了一下单个预算员及预算领导要做的事情,演示完她吃惊的问我“就这么简单?”。后面她应该是向另外一个预算领导做了确认,在事实面前,谣言纷纷不攻自破了,一切又回到了正轨。

现在本系统已成为了财务部、工程预算部核心工具之一,大家各自录入、核对好自己的数据,其余工作全部由系统瞬间自动完成,相关整体工作效率比以往提高了数十倍以上,以往花费10天以上才能出的各类汇总表,现在就是分分钟的事情,而且是想出就出,完全不必等到月末。

如今,工程预算人员自己也说“若没这套系统,现在真的不知道该咋干了”,当初向副总经理告状的人已调到集体另外一个房产公司,听相关人员说,她最终也认为公司确实需要有这样一套系统。总经理对系统的认可更为简单直接,资金申请单、项目汇总表必须从系统出,否则一律不予签批。

因为成功主持开发并实施了本项目,本人也在2014年被集体授予当年集团最高奖项“管理创新奖”。

 

 

 

蓝色理想

2016222日完稿于公司办公室